Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce

Správcem osobních údajů je [DOPLNIT: obchodní firma], se sídlem [DOPLNIT: sídlo], IČO [DOPLNIT] (dále jen „správce“ nebo „my“).

Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů: [DOPLNIT: e-mail].

[DOPLNIT: Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme jmenovali / nejmenovali, protože nesplňujeme podmínky čl. 37 GDPR. — Vyberte jednu variantu; při jmenování doplňte kontakt.]

2. Čí údaje zpracováváme

Služba je určena firmám, osobní údaje se v ní ale objevují ve třech rolích:

uživatelé portálu — osoby, které se registrují a přihlašují,
kontaktní osoby zákazníka — osoby, které u zákazníka evidujeme pro komunikaci,
osoby uvedené v dotazech — třetí osoby, jejichž údaje se mohou objevit v argumentech dotazu; viz čl. 5, který je pro advokáty nejdůležitější.

3. Co zpracováváme, proč a na jakém základě

Údaje	Účel	Právní titul	Doba uložení
Jméno, e-mail, otisk hesla, datum ověření e-mailu, čas posledního přihlášení	Vedení účtu a přihlašování	Plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b)	Po dobu trvání účtu
IČO, název firmy, sídlo, DIČ	Identifikace zákazníka, fakturace	Plnění smlouvy; plnění právní povinnosti, čl. 6 odst. 1 písm. c)	Po dobu trvání účtu; účetní doklady 10 let
Jméno, příjmení, pozice, e-mail, telefon kontaktní osoby	Komunikace se zákazníkem	Oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f)	Po dobu trvání účtu
Název klíče, jeho otisk, první a poslední znaky, čas posledního použití	Autentizace volání	Plnění smlouvy	Po dobu trvání účtu
Záznamy o volání: název nástroje, čas, doba trvání, úspěch	Měření limitu tarifu, provozní statistiky	Plnění smlouvy	90 dnů
Chybové protokoly: chybová hláška, typ, zásobník volání a argumenty volání	Hledání a odstraňování chyb	Oprávněný zájem (provozuschopnost)	90 dnů
Platby: částka, variabilní symbol, data vystavení, splatnosti a úhrady	Fakturace a párování plateb	Plnění smlouvy; právní povinnost	Účetní a daňové lhůty, zpravidla 10 let
Jednorázové tokeny pro ověření e-mailu a reset hesla (pouze otisky)	Ověření adresy, obnova hesla	Plnění smlouvy	30 dnů po spotřebování nebo vypršení
Verze odsouhlasených obchodních podmínek a čas souhlasu	Doložení, s čím jste souhlasili	Právní povinnost / oprávněný zájem	Po dobu trvání účtu a promlčecí doby

Lhůty 90 a 30 dnů jsou nastavitelné konfigurací; uvedené hodnoty jsou výchozí a odpovídají skutečnému nastavení k datu účinnosti těchto zásad.

4. IP adresy

IP adresu používáme k omezení počtu pokusů o přihlášení. Do databáze ji neukládáme — drží se pouze dočasně v paměti běžící aplikace a objevuje se v provozních protokolech serveru u neúspěšných přihlášení.

Právní titul: oprávněný zájem na zabezpečení účtů (čl. 6 odst. 1 písm. f)).

Doba uložení provozních protokolů: [DOPLNIT: podle nastavení vaší infrastruktury].

5. Argumenty dotazů v chybových protokolech

Toto ustanovení je pro advokáty a jejich mlčenlivost podstatné.

Selže-li volání nástroje, uložíme spolu s chybou i argumenty, se kterými bylo voláno, abychom příčinu našli. Argumenty neupravujeme ani nefiltrujeme — uloží se tak, jak dorazily.

Prakticky: hledáte-li rozhodnutí podle spisové značky nebo vyhledáváte-li podle jména účastníka a volání selže, uloží se do chybového protokolu i ta spisová značka nebo to jméno. Takový údaj může vypovídat o trestním řízení (čl. 10 GDPR) nebo patřit do zvláštní kategorie podle čl. 9.

Co s tím děláme:

záznamy se automaticky mažou po 90 dnech,
přístup k nim má pouze správa služby přes administrační rozhraní,
nepoužíváme je k ničemu jinému než k hledání chyb, nepředáváme je dál a neprofilujeme podle nich.

Co s tím můžete udělat vy:

nevkládejte do dotazů více, než je potřeba — k vyhledání rozhodnutí stačí zpravidla spisová značka bez jména klienta,
potřebujete-li konkrétní záznam smazat dříve, napište nám; smažeme jej bez zbytečného odkladu,
jste-li advokátem, zvažte, zda to nemá být součástí vašeho posouzení podle § 21 zákona o advokacii.

Uvítáme, když nám dáte vědět, pokud je pro vás tato lhůta nebo rozsah problematický — jde o nastavení, ne o nutnost.

6. Komu údaje předáváme

Příjemce	Co dostane	Kde
Mailgun Technologies (doručování e-mailů)	E-mailovou adresu a obsah zprávy	EU (evropský region Mailgunu)
[DOPLNIT: poskytovatel hostingu]	Vše, co je uloženo na serveru	[DOPLNIT]
[DOPLNIT: účetní / daňový poradce]	Fakturační údaje	ČR

S každým zpracovatelem máme uzavřenou smlouvu podle čl. 28 GDPR.

Údaje nepředáváme mimo EU/EHP. Změní-li se to, tyto zásady předem upravíme a doplníme použitou záruku podle kapitoly V GDPR.

Dotazy na veřejné rejstříky (ARES, e-Sbírka, slov-lex, EUR-Lex, databáze soudů) směřují od nás k těmto zdrojům. Neposíláme jim vaši totožnost — odchází pouze samotný dotaz.

7. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované rozhodování s právními účinky ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

Automatické je pouze odmítnutí volání po vyčerpání měsíčního limitu — jde o prosté porovnání počtu s číslem, ne o hodnocení osoby.

8. Vaše práva

Máte právo na přístup k údajům (čl. 15), na opravu (čl. 16), na výmaz (čl. 17), na omezení zpracování (čl. 18), na přenositelnost (čl. 20) a právo vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu (čl. 21).

Uplatnit je můžete na [DOPLNIT: e-mail]. Odpovíme do jednoho měsíce; u složitých žádostí můžeme lhůtu prodloužit o dva měsíce a v takovém případě vás o tom vyrozumíme.

Řadu věcí zvládnete i sami v portálu — údaje o firmě, kontakty a API klíče si spravujete v sekci Účet.

Nesouhlasíte-li s tím, jak s údaji nakládáme, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Budeme rádi, když se nejdřív ozvete nám.

9. Povinnost údaje poskytnout

Údaje uvedené při registraci potřebujeme k uzavření a plnění smlouvy. Bez nich účet nezaložíme — nejde o zákonnou povinnost, ale o smluvní požadavek.

IČO ověřujeme ve veřejném registru ARES.

10. Zabezpečení

Hesla ukládáme jako otisky argon2id, nikdy v čitelné podobě. API klíče ukládáme rovněž jen jako otisky — z databáze klíč nelze zpětně získat, a to ani námi.

Přenos je šifrovaný (HTTPS). Přístup do administrace je chráněn heslem a omezením počtu pokusů. Relace portálu a administrace jsou oddělené.

11. Změny těchto zásad

Zásady můžeme upravit. Aktuální verze je vždy na /portal/privacy a nahoře je uvedeno datum účinnosti. O podstatné změně vás vyrozumíme e-mailem nebo v portálu.